Náš čas je nám čiastočne ukradnutý, čiastočne nám ho niekto vyfúkne a to, čo zostane, sa nepozorovane vytratí.“ (Lucius Annaeus Seneca) 

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, ako využívate svoj čas? Plánujete si ho, alebo vám len tak preteká pomedzi prsty? Viete čomu (komu) presne venujete svoj čas? Viete, čím ho vypĺňate? A zamysleli ste sa niekedy nad drahocennosťou svojho času? Uvedomili ste si kto alebo čo vás okráda o čas?

Prvým a základným predpokladom úspešného time manažmentu je uvedomenie si jednoduchého pravidla: ‘Ak chcete stihnúť viac vecí ako doteraz, musíte začať pracovať efektívnejšie. Riešením totiž nie je pracovať dlhšie, riešením je zorganizovať si svoj pracovný čas tak, aby ste všetko stihli.’

Umenie efektívneho organizovania pracovného času je skryté v správnom určení si cieľov a priorít. Začnite teda tým, že si vytvoríte váš osobný efektívny systém, ktorý by mal byť:
– Kompletný (mal by zahŕňať všetky aspekty vášho života, mal by obsahovať všetky úlohy, súčasné aj budúce zdroje)
– Jasný (potrebujete mať prehľad o všetkých činnostiach a zatriediť si ich do skupín)
– Praktický z hľadiska práce s ním (mal by byť okamžite prístupný, prenosný, jednoducho obnoviteľný a jednoduchý pre komunikáciu s ostatnými)
– Rovnovážny (realistické vs ambiciózne a náročné ciele)

Mal by obsahovať:
– Vaše celkové ciele a zámer (ako doma tak aj v práci)
– Vaše kľúčové oblasti (hlavné oblasti v ktorých chcete alebo potrebujete vytvárať výsledky)
– Zásadné úlohy v každej kľúčovej oblasti
– Detaily každej úlohy (stratégie, akcie)
– Nápady, námety, idey

Položte si na začiatku tvorby systému tri dôležité otázky:
– Koľko času mi to zaberie?  (zistite reálnosť videnia úlohy)
– Kedy to môžem mať hotové? (zistite, ako to zapadá do priorít ostatných cieľov, čo sú prioritnejšie úlohy?)
– Kedy začnem? (naplánujte si začiatok každej úlohy)

Dnes by som vám rád predstavil jednu metódu plánovania času.
– S (sumarizácia úloh). Zhrňte si najskôr všetky schôdzky a aktivity, ktoré vás v daný deň čakajú. Nezabudnite na rutinné práce a doposiaľ nevybavené úlohy z predchádzajúcich dní.
– O (odhad času na jednotlivé činnosti). Teraz odhadnite čas, ktorý budete potrebovať na jednotlivé činnosti a riaďte sa pritom svojimi skúsenosťami. Započítajte aj čas nevyhnutný na presuny z jedného miesta na druhé a prestávky.
– R (rezervný čas). Je čas určený na nepredvídané udalosti – 20 – 40% bežnej dennej pracovnej doby, minum je 20%. Určite s týmto rezervným časom počítajte, aby vas neprekvapili nedpredvídateľné udalosti a zlodeji času.
– U (určenie priorít). Rozhodnite sa, čo má pre daný deň najväčšiu prioritu. Najdôležitejšie a najťažšie úlohy vždy urobte ako prvé. Ak je to možné, delegujte.
– S (spätná kontrola). Na konci pracovnej doby skontrolujte vašu produktivitu a efektivitu. Bol váš plán dňa realistický alebo nadhodnotený? Nevybavené úlohy presuňte na ďalší deň. Každá úloha musí mať svoje miesto a čas.

Pokiaľ nejaká vec neprebieha tak, ako sme očakávali alebo sme si naplánovali, je to často preto, že opakovane dochádzalo k rôznym narušeniam alebo vyrušeniam. Za niektoré z nich si môžeme sami, za niektoré odklony je zodpovedné naše okolie. Po každom vyrušení z práce človeku trvá istý čas, pokým sa opäť dokáže naplno sústrediť. Pokiaľ je niekto sústavne vyrušovaný alebo prerušovaný, objaví sa u neho tzv. pílový efekt. Takto môžeme stratiť až 28% času.

Začnite tým, že sa pokúsite najväčších zlodejov času odhaliť a následne odstrániť. Tu sú niektorí z nich.
– Chaotik – neplánuje
– Hráč – pozerá TV, hrá sa na počítači
– Fuškár – venuje sa veciam náhodne ako prídu
– Rozptylovač – nepočúva inštrukcie
– Sklerotik – nevie, kde čo má
– Telefonista – dvíha telefóny a sms-kuje
– Nervák – nevie, čo skôr

Mávate niekedy pocit, že sa stále nemôžete prepracovať k podstatným veciam, pretože vás neustále niečo od práce vyrušuje? A zamysleli ste sa niekedy nad tým, čo to je? Ponúkam vám niekoľko typických zlodejov času a možné riešenia.

Vyrušovanie telefonátmi.
– Riešením číslo jedna je zbavenie sa myšlienky, že potreba volajúceho rozprávať sa s vami je významnejšia ako vaša potreba sústrediť sa na prácu.
– Viac využívajte telefónny záznamník (odkazovač).
– Dohodnite sa s kolegami, že v určitú dobu budete preberať vy ich telefonáty a oni vaše.

Nevhodné plánovanie. 
– Ku koncu pracovnej doby si napíšte všetky úlohy na nasledujúci deň.
– Pri každej úlohe si napíšte, čo môžete delegovať. Ostatné úlohy rozdeľte podľa časovej sekvencie, v akej ich budete plniť.
– Na druhý deň ráno zrevidujte plán.
– Plňte úlohy podľa plánu.
– Ak sa vyskytne nová úloha, zvážte, či môže byť delegovaná. Ak nie, zaraďte ju do denného plánu. Ostatné úlohy posuňte, premiestnite na inú dobu.

Snaha robiť príliš veľa
– Odolajte pokušeniu prevziať prácu iného a začať ju robiť miesto neho.
– Nemyslite si, že všetko musí byť urobené.
– Skončite so snahou robiť všetko perfektne.

Rušenie inými ľuďmi.
Ak chcete mať kontrolu nad návštevníkom, musíte najprv spoznať konkrétny dôvod, prečo vás vyrušili. Potom, podľa situácie urobte jednu z týchto vecí:
– Venujte sa otázkam (problémom), s ktorými prišli (ak je to skutočne krátka návšteva alebo skutočne naliehavá)
– Stanovte iný čas stretnutia.
– Navrhnite, aby sa obrátili na inú (vhodnú) osobu.
– Povzbuďte ich, aby si navrhli svoje vlastné riešenie.

Neefektívne delegovanie:
– Vyberte správnu osobu.
– Dajte jasné inštrukcie.
– Odovzdajte primerané množstvo právomocí plniť delegovanú úlohu.
– Sledujte plnenie úlohy. Koučujte a podporujte podľa potreby.

Osobná dezorganizácia.
Vytvorte nasledovný podporný systém organizácie práce:
– Nájdite si miesto pre každý kus papiera, ktorý v daný deň pravdepodobne použijete. Na papieroch môžu byť úlohy na tento deň, môže to byť korešpondencia na vybavenie, odkazy od kolegov, obchodných partnerov, atď.
– Papiere založte do farebných zakladačov podľa kľúča: červený = naliehavé úlohy, modrý =  telefonáty, žltý = práca pre asistentku, oranžový = dokumenty a korešpondencia na podpis, všetko ostatné, čo nie je zaradené v iných farbách, zelený = čo si potrebujete prezrieť, ale nie je to naliehavé

Nedostatok sebadisciplíny
– Ciele, ktoré chcete splniť majte vystavené na viditeľnom mieste.
– Využívajte všetky dostupné nástroje a techniky časového manažmentu.
– Stanovujte si termíny plnenia úloh.
– Plánujte si aktivity a určujte priority.
– Robte primerané odhady časovej náročnosti plnenia úlohy a monitorujte pokrok.

Neschopnosť povedať ‘nie’
– Počúvajte. Buďte si istý, že plne chápete o čo ste žiadaný.
– Povedzte nie. Ak je vaše rozhodnutie NIE, povedzte to slušne, ale isto, jednoznačne.
– Zdôvodnite rozhodnutie, ak je to vhodné. Zvýši to vašu dôveryhodnosť.
– Ponúknite alternatívy. Preukážte svoju dobrú vôľu tak, že navrhnete iné spôsoby ako uspokojiť potreby druhej osoby.

Nezdôvodnené odkladanie, posúvanie začiatku plnenia úloh.:
– Uvedomte si, že vy máte situáciu pod kontrolou a vy musíte urobiť zmenu.
– Dajte si jasné termíny (deadlines). Nič iné nevytvára taký pocit naliehavosti ako vami stanovený termín.
– Ak pracujete na veľkom projekte, rozložte ho na menšie časti a pre každú si dajte termín splnenia.
– Majte na pamäti, že počas dňa úlohy, ktoré vyžadujú najviac energie, úsilia by ste mali začať robiť ako prvé. Na koniec dňa preto plánujte úlohy s menšími nárokmi na vynaložené úsilie.

Porady
– Rozhodnite sa, či je porada skutočne potrebná. Vo všeobecnosti sú štyri dôvody na zvolanie porady: výmena informácií, koordinácia akcie – motivovanie tímu – diskusia o probléme – prijatie rozhodnutia
– Pripravte program. Pozvite ľudí, ktorých sa to týka. Uvoľnite ľudí, ktorých na porade nepotrebujete.
– Začnite načas. Určite čas na každý bod programu a dodržiavajte ho.
– Pri každom bode programu rozhodnite, čo bude ďalší krok: kto, ako kedy.
– Skončite v plánovanom čase.

Odkladanie nedokončených úloh
– Po každej dokončenej úlohe sa odmeňte (a nie pred dokončením).
– Stanovte si vlastné termíny. Buďte si istý, že sú realistické.
– Pre rizikové úlohy si vytvorte časovú rezervu.
– Učte sa predvídať problémy.
– Majte čistý stôl. Nenechávajte viditeľný dôkaz o tom, že jedna nedokončená úloha vás tlačí prerušiť inú úlohu.

Zamieňanie zodpovednosti alebo právomocí
– Spracujte zoznam obsahujúci zodpovednosti a právomoci manažérov a pracovníkov. Spoločne zoznam schváľte.
– Načrtnite si prehľadnú organizačnú schému.
– Prehodnoťte popisy práce, vylúčte duplicitu, prekrývanie.

Slabá komunikácia
– Vyjasnite si zámer komunikácie. Ak ste si nie istý, prečo chcete niečo komunikovať, táto neistota zníži efektívnosť komunikácie.
– Zvoľte primeraný komunikačný kanál.
– Zostavte správu maximálne jasne. Používajte jednoduchý jazyk, krátke vety.
– Odovzdajte informáciu tak jasne a jednoznačne, ako je to možné.
– Požiadajte druhú stranu, aby vám vysvetlila, ako informáciu pochopila.
– Nikdy nepredpokladajte, že ste na rovnakej vlnovej dĺžke. Pýtajte sa.

Nedostatočná kontrola
– Používajte nasledovný systém monitorujúci práce na projekte: termín splnenia – cieľ, ktorý chcete dosiahnuť s plánovanou rezervou aspoň 20 % – kontrolné body pravidelnej kontroly postupu prác na projekte
– Spracujte si grafické znázornenie projektu obsahujúce vyššie uvedené body.

Dajte nám vedieť, čo funguje vám pri plánovaní vášho času? Ako ‘porážate’ vašich zlodejov času? Čo vám funguje na to, aby vám ‘nekradli’ váš čas? Napíšte to rovno do komentárov pod príspevkom.